こちらのマニュアルは、チーム用の仮想オフィスを作成したいユーザーを対象としています。
アカウントの作成・仮想オフィスの立ち上げ・社内会議のはじめ方についてご紹介します。
目次
仮想オフィスをご利用するために新規ワークスペースの作成、アプリのダウンロード、フロアの作成、メンバー招待を行う必要があります。
ワークスペースの作成後、メンバーを割り当てるフロアを作成してください。左側のネームバーの中に、一番上にあるフロアユニットの右上にある「＋」ボタンをクリックして追加できます。
社内の人をVoicePingのワークスペースに招待する方法は３つあります。
https://www.loom.com/share/82b1c8e744454351bdcf95e668897faf
テレワークでのコミニュケーションというとWeb会議を行うのがスタンダードになりつつありますが、スケジュール調整が面倒くさいなどの理由によりコミニュケーションが減った、というケースは少なくありません。
このお悩みを解決するために、VoicePing仮想オフィスには気軽にチームと話せる「声かけ」機能があります。
まず、ユーザーステータスから相手が話せるか、確認しましょう。
オンライン
取り込み中
離席中
相手が話せるようであれば、「声かけ」機能をご使用ください。仮想オフィスのフロアで設定された範囲内でお話ができます。フロアにいるメンバー全員に声をかけたい場合はこの機能ではなく、「ブロードキャスト」をご使用ください。
https://www.loom.com/share/16ec06442caa443881373254e1fd08be?sid=46bfc63d-b3fd-4b82-8f88-7c610282875b
「声かけ」機能以外に、他の人と話すツールとしてチャットボックスが設けられています。テキストチャットの「テキスト翻訳」機能で外国の方とやりとりもできます。
*VoicePingアプリから他のアプリに移動しても、テキストボックスは表示されますので、いつでもメンバーとコミニュケーションがとれます。
https://www.loom.com/share/8269e1afe6eb42f79c2049b322ee45ab?sid=4e3dc2ce-c945-45d7-a57e-021461dd1ebf
掲示板のような社内連絡ツールとして「カスタムオブジェクト」を使うことができます。
URLをオフィスフロアに追加した場合：
https://www.loom.com/share/5a51af6938184ad9b851151613faf946?sid=39f21665-53a1-4e38-9219-638334fe71a4
VoicePingの「カスタムレイアウト機能」でフロアを自由にカスタマイズできます。
https://www.loom.com/share/15-September-2023-8486f899ea524d21bce0fd79d801d377?sid=f0a58250-7fd2-49c8-94d6-8b9dd32367dc
VoicePing仮想オフィスの会議室には３種類あります：一般・プライベート・定例会議用
以下の動画では一般会議室の作成を行なっています。
https://www.loom.com/share/77e97888f579440fb28bb3544d3c5194?sid=81a0f0b2-b310-4b24-8101-e5a3b2909952
デフォルトの設定では、会議室には誰でも自由に出入りすることができます。会議室をプライベート 会議室に設定すると、招待がないメンバーはその会議室に入れなくなります。
詳細については以下のページをご覧ください。👇
定例会議用の会議室では参加するメンバーと時間帯をあらかじめ設定しておけば、会議時間になった時に参加メンバーを自動で呼び出すことが可能です。
詳細ついては以下のページをご覧ください。👇
リモート会議に参加する方が翻訳機能 (音声翻訳・テキスト翻訳) をご使用する場合、「ワークスペースの言語オプション」から翻訳可能な言語を予め設定する必要があります。
https://www.loom.com/share/4e58933e9a5f4e0e8e822472f1f79172?sid=64bb7dac-efbf-4322-8da6-ff881988c393
VoicePing翻訳機能の一つの「音声翻訳機能」は、発話内容がリアルタイムで文字起こしされると同時に設定された翻訳可能な言語の一つに翻訳できる機能です。
詳細については以下のページをご覧ください。👇
VoicePing翻訳機能の一つの「テキスト翻訳機能」を有効にすると、他のユーザーから送信されたテキストが選択した言語に訳されます。
詳細については以下のページをご覧ください。👇
会議に参加するメンバーをサイドバーから探し、会議室へ招待します。
参加者が多ければ、テキストチャットまたは、カスタムオブジェクトとして会議のURLを共有することもできます。 (URLは一般的にゲストを招待するときに使用）
https://www.loom.com/share/c1791ad822f94292bd75c8adf36a1740?sid=51ce52e1-79d1-49f4-9b8f-ed91d8a2bdd9
会議の参加者が会議室に入る際に参加通知を受けるようにすることができます。この機能を有効化すると参加リクエストを承認するまで参加者は入室できませんのでご注意ください。
https://www.loom.com/share/25fa869623654b04ac1feecbe5621f55?sid=68009109-86cf-4260-bf45-cb8bb3074fa2
会議後、ブラウザー上で議事録を確認することができます。
こちらでAIが要約した議事録を確認することができます。
https://www.loom.com/share/50a2bd2645f249f7a93aefc179528345?sid=e4c5a767-fa68-44af-b128-11930b30c271
会議ログのアクセス権限を以下のように調整することができます。
https://www.loom.com/share/06164d35532c4d7eab284d845b60102c?sid=306ae577-578d-4c88-a234-d3d0fff64881
ご不明な点や質問などがございましたら、テキストチャットによるサポートで迅速に対応させて頂きます。
January 12, 2024 更新 by VoicePing株式会社